Suomen Kaasuyhdistyksen asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Voimassa, päivitetty 29.1.2020

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterin nimi on Suomen Kaasuyhdistys ry:n (jäljempänä ”yhdistys”) asiakasrekisteri (jäljempänä ”asiakasrekisteri”). Rekisterinpitäjä on Suomen Kaasuyhdistys ry (Y-tunnus 0643519-5).

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on Heikki Lindfors.

Osoite: Salomonkatu 17 A, Helsinki, PL 392, 00101 Helsinki

Sähköposti: sky@kaasuyhdistys.fi

2. Henkilötietojen käsittely, ja sen tarkoitus

Yhdistys kerää henkilötietoja yhdistyksen toimintaan liittyviin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tarjota vastaanottajille tietoa kaasusta, kaasualasta ja yhdistyksen toiminnasta. Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) periaatteiden mukaisesti.

Henkilötiedot tallennetaan henkilörekistereihin Kaasuyhdistyksen Microsoftilta hankkimaan Onedrive-pilvipalveluun, lukuun ottamatta KaasuUutiset -uutiskirjeen vastaanottajarekisteriä, joka tallennetaan Liana Technologiesin PostiViidakko -palveluun.

Tallennettavia henkilötietoja ovat henkilön nimi, tehtävänimike, yritys, sähköposti, puhelinnumero, laskutusosoite, yhteyshenkilö, ruokavalio sekä muu tarpeellinen henkilötieto, jota henkilö antaa Kaasuyhdistykselle.

Kaikki tiedot säilytetään EU-alueella.

Yhdistys voi käyttää tietojen käsittelyssä sopimuskumppaneita. Henkilötietojen käsittelijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia.

3. Tapahtumiin liittyvä henkilötieto

Yhdistys kerää tapahtumiin liittyvää henkilötietoa, jotka ovat välttämättömiä tapahtumaan liittyviin järjestelyihin. Tapahtumia ovat esimerkiksi yhdistyksen järjestämät seminaarit, kurssit ja neuvottelupäivät.

Tapahtumaan liittyvien henkilötietojen tallentaminen perustuu sopimukseen perustuvaan tarpeeseen, jonka katsotaan syntyneeksi, kun henkilö ilmoittautuu yhdistyksen järjestämään tapahtumaan. Näitä tietoja säilytetään kolme (3) vuotta, jonka jälkeen ne poistetaan. Osa tiedoista voidaan siirtää muuhun yhdistyksen pitämään rekisteriin, jotka on määritelty tämän jälkeen.

Kaasualan neuvottelupäivät on käytön valvojille tarkoitettu vuosittainen verkostoitumistapahtuma. Tapahtuman yhtenä ja keskeisenä kohderyhmänä ovat Kaasualan perusteet ja käytön valvonta -kurssin käyneet. henkilöt. Yhdistys voi siksi kohdistaa kurssin käyneille jälkimarkkinointia Kaasualan neuvottelupäivistä.

4. Uutiskirjeeseen liittyvä henkilötieto

Yhdistys ylläpitää vastaanottajalistaa sähköpostiviestintään. Sähköpostiviestintää varten yhdistys tallentaa henkilön sähköpostiosoitteen. Sähköpostiviestintä tapahtuu pääasiassa KaasuUutiset -uutiskirjeen muodossa. Uutiskirjeen tarkoitus on jakaa kaasualaan liittyvää tietoa sekä markkinoida yhdistyksen tapahtumia. Yhdistys voi lisätä uutiskirjeen vastaanottajalistalle henkilöitä, jotka voisivat olla kiinnostuneita kaasualasta tai yhdistyksen tapahtumista. KaasuUutiset sisältää aina linkin, jolla voi poistaa suostumuksen suoramarkkinointiin. Tämä lopettaa KaasuUutisten tilauksen jatkossa, ellei henkilö tilaa KaasuUutisia uudelleen. Rekisteriä ylläpidetään jatkuvasti.

5. Tiedotepalveluun liittyvä henkilötieto

Suomen Kaasuyhdistys käyttää ePressi -tiedotepalvelua. Tiedotepalvelun avulla jaellaan yhdistyksen laatimia tiedotteita energia- ja kaasuaiheista kirjoittaville toimittajille. Tiedotepalveluun liittyvä henkilötietorekisteri on tallennettu LianaTechnologiesin ePressi -palveluun. Yhdistys voi lisätä uutiskirjeen vastaanottajalistalle toimittajia, jotka voisivat olla kiinnostuneita kaasualan uutisista.

6. Postitusosoitteisto

Yhdistys julkaisee Kaasuviesti-lehteä, joka lähetetään valituille kaasualan ammattilaisille. Lehden vastaanottajarekisteri on kerätty yhdistyksen olemassaolon aikana. Tähän rekisteriin tallennetaan henkilön nimi, työnantaja sekä henkilön työhön liittyvä postiosoite. Yhdistys pitää yllä rekisteriin tallennettuja tietoja. Kaasuviesti-lehteä jaetaan myös oppilaitosjakeluna SubjectAid Oy:n tarjoaman palvelun välityksellä. SubjectAid Oy ylläpitää oppilaitosjakeluun liittyvää tilaajarekisteriä.

7. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein:

a. Käsittely sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Rekisteröity on osapuolena palvelusopimuksessa, tai hänelle valmistellaan palvelua (GDPR 6 art. 1.b). Tietoja käytetään palvelun toimittamiseen asiakkaalle.

Tapahtumiin liittyvät henkilötiedot

b. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.

KaasuUutiset -uutiskirje
Tapahtumien markkinointi
Kaasuviesti -lehden postitusosoitteisto

8. Henkilötietojen säilytysaika

Yhdistys soveltaa seuraavia säilytysaikaperiaatteita:

Tilaus-, toimitus-, osto- ja maksutietoja säilytetään soveltuvan lainsäädännön vaatiman ajan.

Viestintään tarkoitettua tietoa (mm. KaasuUutiset -uutiskirje, Kaasuviestin osoiterekisteri) joka perustuu oikeutettujen etujen toteuttamiseen, ei poisteta tietyn määräajan jälkeen. Tietoja poistetaan henkilön pyynnöstä, tai kun yhdistys toteaa tiedot vanhentuneeksi.

Edellä mainittujen periaatteiden lisäksi yhdistys säilyttää henkilötietoja pääsääntöisesti enintään kolme (3) vuotta, ellei pidemmälle säilytysajalle ole asiallista perustetta.

9. Muutokset

Yhdistyksen tietosuojakäytäntö muodostaa osan yhdistyksen tarjoamia palveluja. Yhdistys voi tehdä muutoksia tietosuojaselosteeseen ilmoittamatta siitä henkilökohtaisesti.